Externaliser sa veille : une solution aux multiples avantages !

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45 % des entreprises interrogées par l’ARIST Bretagne en 2015* déclaraient ne toujours pas avoir de dispositif de veille interne structuré. L’accès à l’information est pourtant un enjeu crucial pour rester compétitif et anticiper les risques. Manque de temps et de ressources sont bien souvent les principaux freins évoqués pour expliquer cette absence. Pour disposer d’un service de veille flexible dont les coûts sont maîtrisés, il existe portant une solution : l’externalisation. Penchons-nous sur les avantages et inconvénients de cette solution.

Rappel sur ce qu’est la veille et son utilité (qui n’est heureusement plus à prouver aujourd’hui)

Selon une étude réalisée par l’ARIST Bretagne en 2015* sur l’intelligence économique dans les entreprises bretonnes, 83 % des entreprises interrogées estiment que la veille est importante, voire très importante. L’accélération des changements technologiques et l’instabilité des marchés font, en effet, de l’information une donnée vitale pour les entreprises.

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Télécharger l’infographie complète reprenant les chiffres de cette enquête

La veille, selon l’Association des Professionnels de l’Information et de la Documentation (ADBS) est un « dispositif organisé, intégré et finalisé de collecte, traitement, diffusion et exploitation de l’information qui vise à rendre une entreprise, une organisation, quelle qu’elle soit, capable de réagir, à moyen et long termes, face à des évolutions ou des menaces de son environnement, que celles-ci soient technologiques, concurrentielles, sociales, etc ».

Il s’agit d’un moyen de détecter des signaux pertinents (faibles ou forts) qui vont irriguer votre entreprise à tous les niveaux. Ces signaux orientent de manière documentée les prises de décision stratégique. Ils permettent de :

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  • progresser via la réalisation de benchmarking pour mesurer les écarts par rapport à ses concurrents ;
  • anticiper et détecter des changements ;
  • innover ;
  • se diversifier ;
  • se développer en trouvant de nouveaux partenaires ;
  • accéder à de nouveaux financements ;
  • limiter les risques en identifiant les dangers.

Cependant, malgré une prise de conscience forte de l’intérêt de structurer sa veille, cette même étude de l’ARIST Bretagne montre que seulement 55 % des entreprises interrogées ont mis en place une telle démarche. Parmi les entreprises qui ne disposent pas encore d’une organisation de veille, les principaux freins avancés sont le manque de temps (49 %) et le manque de ressources (44 %). Certaines (37 %) indiquent également ne pas savoir comment s’y prendre.

Une avalanche d’informations pour des moyens souvent limités

Avec tous les canaux informationnels existants aujourd’hui (livres, presse, sites web, blogs, réseaux sociaux, mails, réunions…), les salariés sont confrontés quotidiennement à une avalanche de données à analyser. Informations redondantes, médiocrité de l’information voire désinformation, spamming, il est difficile de faire un tri et de ne pas passer à côté des informations réellement pertinentes. 45% des salariés déclarent d’ailleurs ne pas parvenir à (di)gérer toutes les informations dont ils sont bombardés toute la journée ! Et, un quart des salariés consultent des informations sans intérêt. Cette recherche coûte en moyenne 1855 € par employé et leur fait perdre 95 heures de travail chaque année.

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Etude de Mindjet du 18/07/2012 sur l’infobésité dans les entreprises

Alors comment ne pas passer à côté d’informations stratégiques, tout en gardant flexibilité et maîtrise des coûts liés à la veille ?

Une solution possible : faire appel à un prestataire externe spécialisé !

Les avantages de l’externalisation de la veille

Flexibilité et maîtrise des coûts

Cost control concept. Flat style vector illustration

L’externalisation de tout ou partie des processus de veille (commerciale, technologique, marketing, juridique…) découle, en effet, le plus fréquemment, d’une contrainte budgétaire. L’entreprise n’a pas nécessairement la capacité financière d’allouer des ressources humaines et matérielles à la mise en place et au suivi d’un processus de veille structuré. Externaliser permet donc avant tout de disposer d’un service de veille apportant des informations stratégiques personnalisées, tout en maîtrisant complètement les coûts et en assurant une grande flexibilité !

Gain de temps

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C’est également un gain de temps pour vous et vos collaborateurs. En faisant appel à un prestataire, vos experts ne perdent plus de temps à essayer de « pêcher » les informations utiles dans l’océan de données qui leur arrive. Ils ont accès aux informations qui leur sont réellement utiles et ce, de manière synthétique et directe. Ils peuvent alors se focaliser pleinement sur leurs projets.

Apport d’expertises extérieures

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Tout d’abord, les prestataires de veille disposent de spécialistes de l’information (chargés de veille, documentalistes). Ces derniers savent optimiser toutes les phases des processus de veille et recherche documentaire : du sourcing à la diffusion. Ils ont également des abonnements à des outils et bases de données professionnels payants auxquels vous n’avez pas accès.

De plus, en appui à ces professionnels de l’information, les prestataires de veille travaillent en collaboration avec des spécialistes dans des domaines d’activité ciblés. Prenons l’exemple des centres de ressources technologiques bretons de l’agroalimentaire, associés récemment au sein d’Act Food Bretagne. Chacun dispose de spécialités propres et d’experts internes dans des domaines variés.

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Ces experts apportent aux entreprises des services de veille confidentiels et sur-mesure, chacun dans son domaine d’activité.

Enfin, bénéficier de l’expertise de ces professionnels permet une prise de recul stratégique. En effet, au-delà du travail de veille, ces différents experts peuvent jouer un rôle de consultant pour des orientations stratégiques.

Recourir à un prestataire de veille peut également s’avérer une solution pour les entreprises qui disposent d’un processus de veille interne structuré. En effet, sur des problématiques ciblées, faire appel à un prestataire externe peut être avantageux pour les diverses raisons évoquées précédemment (gain de temps pour vos équipes, apports d’expertises externes…) !

 

Les freins à l’externalisation

Confidentialité des données

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Les freins à l’externalisation sont souvent liés à la confidentialité des données recueillies. Les entreprises peuvent être réticentes à confier à un prestataire le recueil de données stratégiques. Pourtant, en tant que professionnels de l’information, les prestataires de veille sont particulièrement sensibilisés à la confidentialité des données. La grande majorité d’entre eux proposent des contrats de confidentialité personnalisés et disposent de chartes de déontologie.

Compréhension du domaine d’activité

Le temps passé à expliquer votre activité aux prestataires de veille, peut également être un frein pour recourir à l’externalisation. Cela peut vous sembler extrêmement chronophage et complexe, surtout si votre domaine d’activité est très pointu. C’est pourquoi, en termes de veille, il est souvent judicieux de faire appel à des experts du domaine d’activité concerné. Par ailleurs, les professionnels de la veille sauront vous guider pour obtenir rapidement les informations dont ils ont besoin pour mettre en place une veille personnalisée qui correspondra au mieux à vos besoins.

Externaliser sa veille a donc de multiples avantages. En choisissant le bon partenaire (un spécialiste en qui vous avez totale confiance), vous ne passerez plus à côté des informations stratégiques pour votre entreprise !

* Mise à jour tous les deux ans, cette enquête de l’ARIST Bretagne sur les pratiques de veille et d’intelligence économique des entreprises bretonnes est actuellement en cours. Si vous êtes une entreprise bretonne, vous pouvez répondre au questionnaire en suivant ce lien. Un prochain billet traitera des résultats de cette nouvelle enquête quand ils auront été communiqués.

Sources :

http://www.sqyentreprises.com/enregistrements-generaux/actualites/la-veille-veritable-outil-au-service-des-entreprises-ou-perte-de-temps/

http://www.ressources.univ-rennes2.fr/cultures-numeriques-dans-l-enseignement/veille/1-quest-ce-que-la-veille/1-1-definitions-de-la-veille/

http://img1.websourcing.fr/files/2012/10/infographie-submerges-medias-sociaux-web-2.jpg

http://www.bretagne.cci.fr/developper-votre-entreprise/anticiper-et-innover/cci-innovation-bretagne/arist-bretagne

 

 

 

 

Crédits Photos :

Flat design illustration concepts for creative process, big data filter, data tunnel, analysis concept © Graphicroyalty – Fotolia

Infographie : L’œil au Carré et Breizthorm pour CCI Innovation Bretagne

Cost control concept – © siraanamwong – Fotolia

Time Management Flat Shadow Icons Set- © macrovector – Fotolia

Accounting, financial adviser, investment advisor, auditor concepts. Man with magnifying glass, clipboard, pen, calculator and speech bubble. Modern flat design graphic elements. Vector illustration – © Jane Kelly – Fotolia

Contrat de confidentialité – @ Vegenov – Créateur : Agence Monsieur Media

 

 

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Juliette Clément
Votre contact : Juliette Clément
Chargée de veille Diplômée en biologie et en science de l'information, Juliette a les yeux et les oreilles grands ouverts. Elle recueille, analyse et diffuse les informations stratégiques (avancées scientifiques, technologiques, juridiques…) sur lesquelles vont s'appuyer les clients et les équipes Vegenov pour avancer dans leurs projets.