L’information, un levier d’action… Oui mais à condition qu’elle soit structurée !
L’information en entreprise doit servir l’action. Elle permet de réduire les incertitudes et d’orienter les décisions quotidiennes, mais aussi la stratégie globale. Cependant, face à l’avalanche d’informations arrivant par de multiples canaux, elle peut avoir un effet inverse ! Aujourd’hui, la mise en place de systèmes structurés de gestion de l’information est primordiale pour faciliter cette prise de décision. Cela passe notamment par des changements dans la manière dont les collaborateurs reçoivent et traitent les informations.
L’information en entreprise
Dans l’usage courant, les termes « donnée » et « information » sont souvent confondus et considérés comme des synonymes. Cependant, pour être précis, une donnée ne devient information que lorsque celle-ci est reçue par un être humain qui l’interprète, lui donne forme ! L’origine latine du mot information, informare, signifie d’ailleurs « donner forme à » ou « se former une idée de ».
Une information relève d’un processus complexe, qui s’articule en deux étapes :
- acquérir des faits, des données (mots, images, sons…) ;
- les mettre ensuite en relation pour en tirer une information construite.
En 1975, De Rosnay (1) a défini l’information comme le contenu d’un message capable de déclencher une action. Au-delà de son acquisition et de son interprétation par un individu, l’information n’aura de valeur, que si elle a une influence sur les décisions à prendre ou les actions à mener.
Dans un contexte d’entreprise, cette définition prend encore plus de sens. L’information est un facteur clé d’action et une condition sine qua non de la prise de décision. Elle n’est bien sûr pas le seul facteur qui influe mais elle intervient en qualité de réducteur d’incertitude. Les dirigeants s’appuient sur les informations reçues pour piloter l’entreprise et adapter leur stratégie à l’environnement, saisir les changements en cours, éviter les erreurs, gagner du temps.
Une avalanche d’informations au quotidien…
Or, s’il y a 30 ans le nerf de la guerre était d’acquérir les informations, ça n’est plus le cas aujourd’hui ! Un dirigeant dispose d’un nombre d’informations tellement important que c’est moins leur possession qui lui donne le pouvoir que la capacité à les trier, à les traiter, à les diffuser en y apportant de la valeur ajoutée.
Cette avalanche d’informations soulève de nombreux problèmes, tant au niveau de l’organisation générale de l’entreprise que pour les individus y travaillant. A une époque où la capacité de changement et de réactivité est devenue une disposition essentielle à la survie d’une entreprise, être capable de gérer ce flux d’informations est capital !
… qui engendre de nombreux problèmes
Beaucoup d’entreprises traitent la gestion des informations de façon partielle. Thierry Foucault, dans son billet Le management de l’information en entreprise, pointe du doigt le fait qu’elle ne fasse le plus souvent l’objet que d’un simple traitement informatique (bases de données, gestion assistée par ordinateur, etc.) Or cet angle d’attaque tend à négliger le facteur humain, pourtant essentiel.
Différentes enquêtes menées auprès de responsables d’équipe montrent que les trois quarts d’entre eux souffrent de surinformation ! Ils ont le sentiment d’être sans cesse dans un état d’urgence et tous pensent que cette situation ne peut qu’empirer (2).
Cette surcharge informationnelle trouve sa source en entreprise dans les nombreux e-mails que les salariés reçoivent au quotidien. Mais elle est également causée par la multiplicité des outils, des médias rencontrés. Alain Vulbeau (2) souligne que « le sentiment de surcharge vient du fait que l’information s’ajoute à la production et que la part communicationnelle du travail ne cesse de croître ».
Les effets néfastes constatés sur la santé des salariés sont nombreux : stress, anxiété, syndrome de débordement cognitif et d’épuisement professionnel, cyberdépendance, désengagement, déficit d’attention et de créativité, perte de mémoire, altération du jugement, indécision.
Au-delà de l’individu, les risques pour l’entreprise sont également importants. En effet, un trop-plein d’informations induit :
– un risque de saturation : paralysie des capacités à faire le bon choix face à une montagne d’informations non digérées ;
– un risque de désinformation lié à la dégradation de la qualité de l’information ;
– des effets négatifs sur la productivité, liés notamment au manque de concentration et au stress généré par ce trop-plein.
Modifier la culture d’entreprise pour une meilleure circulation de l’information
Il est donc primordial de maîtriser la chaîne de valeur de l’information de manière globale dans l’entreprise, tout en ayant bien en tête la vision stratégique et les objectifs commerciaux.
S’appuyer sur des aides extérieures
Pour cela, il est possible de faire appel à des appuis externes aussi bien technologiques, qu’humains ou encore méthodologiques. Par exemple, de nombreuses normes sur lesquelles s’appuyer pour déployer une gestion structurée de la documentation (ISO, Moreq, Z42-013) existent. Tout ou une partie de la veille peut être externalisée en faisant appel à des prestataires spécialisés (voire précédent billet sur Externaliser sa veille : une solution aux multiples avantages !). De nombreux outils informatiques permettent également de faciliter l’acquisition mais surtout l’analyse des données (outils de curation, de text-mining, CRM, ERP…).
Mettre la gestion de l’information au cœur des stratégies de management
Au-delà de ces solutions externes, il faut également mettre en place des solutions internes centrées sur l’humain. La gestion de l’information doit être au cœur de l’activité managériale quotidienne. Pour cela, les mentalités et la culture d’entreprise doivent être modifiées et adaptées.
Les différents collaborateurs doivent abandonner l’idée d’exhaustivité et admettre qu’il n’est pas possible de tout voir et de tout traiter. Une des premières choses à faire est donc de structurer la manière dont ils traitent l’information, tout en la reliant à la stratégie de l’organisation.
Cela passe notamment par une meilleure gestion des mails. De plus en plus d’entreprises forment leurs employés sur cette question et conseillent de :
- se fixer des plages de consultation des mails,
- réaliser un tri rapide de ces derniers : ceux à supprimer, ceux qui peuvent être traités en deux minutes, ceux qui sont urgents mais vont nécessiter plus de temps, ceux qui peuvent attendre,
- se désabonner des newsletters inutiles,
- inviter ses collaborateurs à ne nous mettre en copie que quand c’est vraiment indispensable,
- envoyer soi-même moins de mails, un coup de téléphone est parfois beaucoup plus efficace !
Certaines entreprises organisent même des journées sans mails pour favoriser les échanges directs.
Pour conclure…
L’information doit servir le fonctionnement de l’entreprise et sa stratégie. Elle doit en être un outil mais ne pas prendre le pas sur tout le reste !
Sources :
(1 ) DE Rosnay, J., 1975, Le Macroscope, vers une vision globale, Seuil, Paris.
Sources web :
Information management and strategy – an executive guide – https://www.i-scoop.eu
Infobésité : Comment éviter la surcharge ? – https://blogrhiaepoitiers.wordpress.com
Crédits photos : Gestion des données personnelles - ©kotoyamagami - ©Fotolia Brain power Vector - ©Bannosuke - ©Fotolia Erasing Risk - ©Mark Carrel - ©Fotolia Businessman in a data storm - ©Photobank - ©Fotolia Female office worker is tired of work and exhausted - ©REDPIXEL - ©Fotolia Candidate fit to compay culture job - for HR talent acquisition process - ©nonchai - ©Fotolia
